Para los nuevos usuarios del programa, uno de los módulos que más dudas generan es el de facturas periódicas. Por las consultas que hemos recibido hemos observado dudas a la hora de programar la primera factura periódica, ya que tras hacerlo no pasa nada, y en algunos casos, según los valores indicados, se espera que tal vez pase algo, cuando no es así. Así que hoy vamos a explicaros para qué sirve y cómo funciona exactamente el módulo de facturas periódicas.
¿Para qué sirven las factura periódicas?
El módulo de facturas periódicas permite definir facturas en forma de plantilla que se generan de forma automática de forma regular según la fecha de inicio, fin y periodicidad indicada en la plantilla. Además de generarse de forma automática, las facturas también pueden enviarse al cliente o a cualquier contacto de tu propia empresa.
En el caso de que tu empresa facture servicios a clientes y los cobres por domiciliación bancaria, las facturas generadas a partir de una plantilla de factura periódica tienen una característica importante, y es que mantienen un identificador interno único de cada vencimiento incluido en una remesa bancaria, de esta forma tu cliente puede identificar fácilmente en su banco los distintos cobros periódicos bajo un código único de domiciliación.
Configuración de la periodicidad
En el momento de crear una nueva factura periódica tienes que indicar varios valores importantes que controlan los días en los que se crearán las distintas facturas.
- Fecha próxima factura: Indica la fecha en que se tiene que crear la próxima factura. Las facturas se generan siempre con la fecha del día en que se crean.
- Fecha de fin: Puedes seleccionar "nunca" para que se creen facturas indefinidamente o "hasta" y seleccionar una fecha para indicar hasta cuando se generarán facturas. Nunca se generará una factura con fecha posterior a la aquí indicada.
- Periodicidad: Aquí se tiene que indicar cada cuanto tiempo se ha de generar una nueva factura, seleccionando "días", "semana", "mes" o "año" y la cantidad de días, semanas, meses o años. Por ejemplo, para generar facturas anuales hay que seleccionar "1 año" o "12 mes", para generar facturas trimestrales "3 mes" y para generar facturas mensuales "1 mes".
Opcionalmente se puede crear la factura en estado provisional, sin asignar el número de factura, para ello hay que marcar la casilla "Crear la factura en estado provisional".
Configuración del envío
Además de crearse la factura se puede configurar para que se envíe automáticamente por mail al cliente o a cualquier contacto de la propia empresa.
Para enviar la factura por mail hay que seleccionar la casilla "Enviar factura automáticamente por mail".
A continuación se puede modificar el título y el contenido del mensaje, se pueden usar en ambos casos textos automáticos tal y como se describe en esta entrada de nuestro blog.
Se puede elegir también el remitente del mensaje entre los distintos contactos de tu propia empresa y elegir los destinatarios por separado entre los contactos del cliente y de tu empresa.
¿Cuándo y cómo se crean las facturas?
El proceso de generación de facturas periódicas se realiza una vez al día, unos minutos después de las doce de la noche, e intenta generar todas las facturas que tengan indicada una "Fecha próxima factura" igual al día de ejecución o de cualquier día anterior.
Para cualquier factura que se genera se le asigna como fecha de factura el día en que se está creando, tanto para facturas con "fecha próxima factura" iguales al día en que se crean como aquellas que tengan una fecha anterior.
Una vez generada, se calcula la nueva "fecha próxima factura" sumando la periodicidad configurada a la "fecha próxima factura" anterior. Esto es así tanto para las facturas que se generan en el día correcto como aquellas que al generarse tenían una "fecha próxima factura" anterior.
En el caso de que tenga que generarse una factura con "fecha próxima factura" anterior al día de ejecución se realiza antes una comprobación para determinar si se debe crear o no la factura. La factura sólo se crea cuando al sumar la periodicidad a "fecha próxima factura" el resultado es una fecha posterior al día de generación. Esto es así para evitar que se creen más facturas de las que toca porque se encuentren facturas que han fallado durante más días que la periodicidad de la factura.
Veamos unos ejemplos para entender mejor todo el proceso:
Ejemplo 1:
- Día actual: 1 de marzo
- Periodicidad: 1 mes
- Fecha próxima factura: 1 de marzo
- Resultado: Se crea una factura con fecha factura 1 de marzo y se fija la fecha de próxima factura a 1 de abril
Ejemplo 2:
- Día actual: 1 de marzo
- Periodicidad: 1 mes
- Fecha próxima factura: 15 de febrero
- Resultado: Se crea una factura con fecha factura 1 de marzo y se fija la fecha de próxima factura a 15 de marzo (no a 1 de abril)
Ejemplo 3:
- Día actual: 1 de marzo
- Periodicidad: 1 mes
- Fecha próxima factura: 15 de enero
- Resultado: Error, no se crea la factura, ya que en caso de crearse se debería asignar como fecha de próxima factura el 15 de febrero, lo cual provocaría que al día siguiente se creara una nueva factura con fecha 2 de marzo.
¿Cómo se ajustan las fechas de los vencimientos de las facturas creadas?
En el momento de crear una plantilla de factura periódica se muestran tantos vencimientos para la factura como tenga configurado el cliente para el que se está creando la factura y se ajustan los plazos de pago. Por ejemplo, para un cliente con esta configuración:
La factura periódica quedaría inicialmente con los vencimientos configurados de esta forma:
Desde la página de creación o edición de la plantilla de factura periódica se pueden ajustar los plazos de pago.
Una vez que se genera la factura, para cada vencimiento que tenga la factura creada se realizan las siguientes operaciones:
- Inicialmente se asigna como fecha de vencimiento la fecha de factura
- Si el vencimiento tiene un plazo de pago distinto de cero días, se suman tantos días como se indica en el plazo de pago
- Si el cliente tiene configurados días de pago (días del mes en que realiza pagos) y el vencimiento no coincide con uno de estos, se retrasa hasta el primer día que coincida con los días de pago que tiene configurados
Vemos con unos ejemplos como se comportaría, todos los ejemplos con un solo vencimiento, para ejemplos con varios vencimientos se realizan los mismos cálculos.
Ejemplo 1:
- Fecha creación de factura: 1 de marzo
- Plazo del vencimiento: 0 días
- Días de pago del cliente: Sin indicar
- Fecha de vencimiento resultante: 1 de marzo
Ejemplo 2:
- Fecha creación de factura: 1 de marzo
- Plazo del vencimiento: 10 días
- Días de pago del cliente: Sin indicar
- Fecha de vencimiento resultante: 11 de marzo
Ejemplo 3:
- Fecha creación de factura: 1 de marzo
- Plazo del vencimiento: 10 días
- Días de pago del cliente: 10 y 25
- Fecha de vencimiento resultante: 25 de marzo
Ejemplo 4:
- Fecha creación de factura: 1 de marzo
- Plazo del vencimiento: 9 días
- Días de pago del cliente: 10 y 25
- Fecha de vencimiento resultante: 10 de marzo
¿Cómo me entero de que se han generado facturas?
Cada vez que se inicia el proceso de generación de facturas en una cuenta que tiene facturas activas y pendientes de generar, se envía, al terminar el proceso, un mensaje de correo electrónico con un resumen del resultado de la generación de las mismas. El mensaje se envía a la dirección de correo electrónico principal de la empresa, la que se define en "Configuración > Datos de tu empresa".
El mensaje incluye un enlace a cada una de las plantillas de factura periódica que se han intentado generar, en caso de que la factura se haya generado correctamente incluye también el enlace a la factura generada, y en caso de error incluye la descripción de la causa por la que no se ha podido generar la factura.
¿Cómo identifico una factura que se ha generado desde una plantilla de factura periódica?
Todas las facturas que se han generado a partir de una plantilla de factura periódica incluyen una leyenda en la página de visualización de la misma que indica este hecho y que permite acceder directamente a la plantilla de factura periódica.
En la visualización de la plantilla de factura periódica, al final de la página, también se incluye un listado de todas las facturas que se han generado a partir de esta plantilla.
Necesito crear ahora una factura
Si en cualquier momento necesitas crear una factura a partir de una plantilla de factura periódica fuera de su fecha habitual puedes utilizar el enlace "Crear factura ahora" que tienes en la zona lateral de la página de visualización de la factura periódica.
La generación de estas facturas de forma manual no altera la configuración de la factura periódica de ningún modo (no actualiza la fecha de próxima factura y se crea incluso estando la plantilla desactivada) ni tampoco se envía por correo electrónico automáticamente independientemente de la configuración de envío.
Las facturas generadas de esta forma también quedan enlazadas a la plantilla de factura periódica de la misma forma que si se hubieran generado automáticamente.
Si te ha interesado este artículo quizá también te interese saber cómo generar textos automáticos en las facturas periódicas.