Esta mañana nos han entrevistado en Radio OndaCro. Durante la entrevista Jordi (CEO FacturaDirecta) ha podido contar qué es FacturaDirecta y cuales son la ventajas que tienen los servicios en la nube. 

También ha aprovechado la ocasión para comentar nuestra promoción para el Día Mundial de Internet. Este es el audio de la entrevista:

Entrevista FacturaDirecta a OndaCro by FacturaDirecta

El evento se celebró en la antigua fábrica Moritz de Barcelona.

Ayer estuvimos presentando FacturaDirecta App en el BleandApps organizado por Barcelona Love Entrepreneurs en la antigua fábrica Moritz de Barcelona. 

El acto contó con las ponencias de Wayra, Barcelona Mobile World Capital y AppsCircus además de los pitch de un minuto de 15 emprendedores, entre ellos Jordi Ortega (CEO de FacturaDirecta).

Os hemos preparado un vídeo resumen de nuestra participación en el acto. A ver que os parece!

Desde hace ya algunos meses hemos estado incorporando nuevas versiones de FacturaDirecta pensadas para mejorar el uso de FacturaDirecta sobre dispositivos móviles.

En su momento anunciamos la nueva aplicación web de FacturaDirecta para móviles y más tarde la App nativa para Android. Ahora ha llegado el momento de informarte que ya se encuentra disponible una nueva versión de la App de FacturaDirecta. Como gran novedad, esta nueva versión permite la creación y gestión de facturas directamente desde tu dispositivo móvil sin necesidad de estar conectado a Internet.

Consulta y crea tus facturas (y tus gastos) sin conexión a Internet

Con esta nueva app ya puedes crear tus facturas directamente desde el sitio donde te encuentres aunque no dispongas de conexión a Internet permanente en tu móvil.

Basta con que hayas accedido previamente a tu cuenta en FacturaDirecta a través del móvil para que todos los datos queden precargados en tu dispositivo y ya podrás crear facturas o introducir gastos sin necesidad de conexión a Internet.

En el momento en que vuelvas a tener conexión a Internet, la aplicación de FacturaDirecta sincronizará todos los datos con la versión online y ya tendrás disponibles todas tus facturas desde cualquier otro dispositivo que utilices en tu trabajo diario. ¡Así de fácil!

Versiones nativas disponibles para iPhone y Android

Aunque siempre puedes acceder a una versión de la app móvil directamente desde el navegador de tu teléfono Android o iPhone y trabajar también sin conexión con esta versión web, también hemos preparado dos Apps nativas para que puedas instalarte la aplicación fácilmente en tu iPhone o Android.

Instalación App nativa para iPhone o Android

Si dispones de un dispositivo iOs (iPhone, iPad,...) o un dispositivo Android, puedes descargarte gratuitamente FacturaDirecta App desde la tienda online de apps de tu móvil pulsando en los siguientes enlaces:

Para iOs (en AppStore)	Para Android (en GooglePlay)

Acceso App vía web

Si lo prefieres puedes acceder directamente desde el navegador web de tu móvil sin tener que instalar nada en tu teléfono, accediendo directamente a:

http://m.facturadirecta.com

Esperamos que estas nuevas aplicaciones te permitan mejorar aún más la productividad de tu negocio dedicando menos tiempo a la gestión de tus facturas.

Hoy te queremos presentar una nueva función que seguro será del agrado de muchas empresas que utilizan FacturaDirecta y trabajan con distintos usuarios.

Hasta ahora, en todos los planes de pago, se podían crear tantos usuarios distintos como fuera necesario y asignarles distintos privilegios de acceso predefinidos.

A partir de ahora, en el plan Plus, puedes crear tus propios privilegios de acceso totalmente personalizados.

El usuario propietario de la cuenta tiene disponible una nueva opción en el menú superior desde la que tiene acceso a la página de gestión de privilegios de acceso.

Desde esta nueva página se puede visualizar el detalle de cada uno de los privilegios estándar de FacturaDirecta, crear nuevos privilegios a medida o modificar aquellos que se hayan creado previamente.

¿Como crear un privilegio personalizado?

Para crear un nuevo privilegio de acceso personalizado basta con pulsar el enlace Nuevo privilegio que puedes ver al final de la página del listado de privilegios.

La página de creación del privilegio de acceso se encuentra dividida en tres zonas.

Selección del nombre y la descripción

La primera zona te permite asignar un nombre y una descripción al privilegio, sólo el nombre es obligatorio, y es el que luego se utiliza para seleccionar el privilegio en el momento de asignarlo a un usuario.

Si también indicas una descripción, esta se muestra como ayuda en el momento de editar un usuario junto al nombre del privilegio al pasar el ratón por encima del nombre del privilegio.

Selección del tipo de acceso

La segunda zona te permite seleccionar el tipo de acceso que se concede para dicho privilegio, se puede seleccionar entre las siguientes opciones:

• Acceso desde el navegador: Permite el acceso a la versión de escritorio de FacturaDirecta desde el navegador.
• Acceso a la API y versión móvil: Permite el acceso a la API de FacturaDirecta y a la versión móvil de FacturaDirecta.
• Acceso desde el navegador + Acceso a la API y versión móvil: Permite a la vez el acceso a la versión de escritorio y a la API de programación.
• Sin acceso: No permite acceder a realizar ninguna operación, se ofrece esta opción para poder desactivar temporalmente un privilegio sin necesidad de eliminar el privilegio o perder el resto de la configuración del mismo.

La selección del tipo de acceso a la zona de FacturaDirecta únicamente marca si el usuario que tenga este privilegio puede operar en las distintas zonas, pero las operaciones que puede realizar en cada una de ellas está controlada por lo que se seleccione en la siguiente zona de edición del privilegio.

Selección de las operaciones permitidas

La tercera y última zona, permite seleccionar las distintas operaciones que se permiten a los usuarios con este privilegio.

Por ejemplo, para crear un privilegio que permita la visualización, creación, modificación y envío por correo electrónico (pero no el borrado) de presupuestos, pedidos de cliente y pedidos a proveedor se tendrían que seleccionar las siguientes opciones:

Esperamos que con esta nueva opción puedas tener un mayor control en el acceso a la información de tu cuenta de FacturaDirecta.

Hoy te queremos presentar algo muy sencillo, pero que creemos que es importante conocerlo para usar de forma más cómoda el programa.

Hemos añadido un nuevo comportamiento a los enlaces que permiten volver al listado principal de un módulo cuando se está visualizando o modificando un documento:

Hasta ahora estos enlaces siempre llevaban al listado principal del módulo con las opciones de filtrado por defecto. A partir de ahora esos enlaces te llevan al listado del módulo en el mismo estado que estaba la última vez que lo consultaste, mismas opciones de filtrado y misma página si fuera un listado con más de una página.

Para acceder como hasta ahora al listado por defecto puedes seguir utilizando los enlaces de la zona lateral o del menú.

Con este sencillo cambio ahora podrás visualizar con más comodidad múltiples archivos en un listado sin tener que hacer uso de otras funciones algo más avanzadas, como por ejemplo la opción de previsualización de los listados o la posibilidad de abrir los documentos en nueva pestaña (pulsando sobre el elemento con la tecla Ctrl pulsada, o Cmd en Mac).

Esperamos que este sencillo cambio te permita trabajar con mayor comodidad con el programa.

Ayer por la mañana estuvimos hablando con una persona que tiene una empresa en la que utiliza Google Forms para recoger los datos de facturación de sus clientes y almacenarlos automáticamente en una hoja de Google Spreadsheet.

Él nos comentaba que sería genial poder disponer de algún sistema que pudiera conseguir que estos datos de clientes que tenía en la hoja de Google Spreadsheet se cargaran automáticamente en FacturaDirecta y que a la vez se generara la emisión de la factura correspondiente a cada cliente y se enviara por correo electrónico. Se trataba de tener un sistema automático pero sin las complejidades habituales de la programación en un servidor propio de una solución a medida de enlace con FacturaDirecta.

Necesitaba algo simple, flexible y directo.

La solución

Después de darle unas vueltas durante unos minutos, llegamos a la conclusión que esa funcionalidad que él necesitaba se puede conseguir de manera muy muy simple combinando un poco de Google Apps Script y la API de FacturaDirecta.

Así pues, nos hemos animado y hemos preparado una pequeña demostración de hoja de Google Spreadsheet con un ejemplo de uso que creemos que puede ser interesante para cualquier persona que trabaje con Google Spreadsheet habitualmente y desee enlazar sus hojas de Google Spreadsheet con los datos que hay en FacturaDirecta.

¿Qué incluye el ejemplo?

El ejemplo que hemos preparado realiza lo siguiente:

Partiendo de una hoja de Google que contiene un listado de datos de clientes organizados por filas (nombre, nif, email, dirección fiscal, teléfono,...), hemos preparado un pequeño programa en Google Apps Script que lee cada fila (una a una), recoge los datos del cliente y seguidamente se conecta a FacturaDirecta (utilizando la API) para: dar de alta el cliente en FacturaDirecta, crear una factura asociada al cliente y enviar la factura automáticamente por email (en PDF) a la dirección de correo electrónico del cliente.

Al final de este proceso todo queda registrado dentro de FacturaDirecta como si se hubiera realizado todo desde la propia interfaz web de FacturaDirecta. 

Pasos a seguir para ejecutar el ejemplo

1. Abre la plantilla de ejemplo de clientes que puedes encontrar en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AmC2lB_Petn_dGhKbjFUc29FaGhnMHVfMFNYZkVPX1E&usp=sharing

2. Crea tu propia copia de la hoja haciendo clic en Archivo > Crear una copia... (en inglés, File > Make a copy...) Una vez realizada la copia podrás modificar la nueva Hoja creada y empezar a añadir tus propios datos de clientes.

3. Modifica los datos de los clientes que aparecen en el listado a modo de ejemplo por datos tuyos (inicialmente puedes utilizar datos fictícios para probar aunque lo importante es que la columna de Email contenga correos electrónicos válidos, de tu empresa por ejemplo, para que puedas recibir las facturas enviadas automáticamente en la ejecución del Google Apps Script que te presentamos a continuación)

4. Abre el Editor de secuencia de comandos desde Herramientas > Editor de secuencia de comandos (en inglés, Tools > Script editor) Deberías ver un archivo llamado 'reading_data' en el proyecto.

5. Para poder enlazar el ejemplo con tu cuenta en FacturaDirecta debes modificar (en el archivo 'reading_data') la variable configuración llamada: var config , con los siguientes datos:

• Sustituye YOUR_API_TOKEN por el token de acceso que puedes generar desde dentro de FacturaDirecta en el menú superior: Configuración > API y aplicaciones externas y generando un token de acceso si no tenías ya uno creado pulsando sobre el botón "Generar nueva clave de autenticación"

• Sustituye YOUR_ACCOUNT_NAME por el nombre de tu cuenta en FacturaDirecta (nombre que aparece en la primera parte de la url cuando estás dentro de tu cuenta en FacturaDirecta https://YOUR_ACCOUNT_NAME.facturadirecta.com)

6. También es conveniente que en esta configuración indiques las lineas de factura (invoiceLines) con los conceptos, cantidades, importes y descuentos que quieres para cada linea.

7. Una vez tengas estos datos configurados correctamente, ejecuta la función runExample()

Al final de la ejecución deberías ver aparecer un mensaje de información que te indica las facturas que se han creado y enviado correctamente con los datos de los clientes que tenías introducidos en la hoja.

También se rellenarán automáticamente las 5 primeras columnas de la hoja con los datos internos asociados a los clientes y facturas creadas. Te aparecerán también dos enlaces con el texto "Ver" en cada fila que enlazan directamente al detalle del cliente y de la factura dentro de tu cuenta en FacturaDirecta.

Puedes comprobar en tu cuenta de FacturaDirecta que los datos de los clientes se han creado, que las facturas también se han generado y que se han enviado automáticamente.

Esperamos que este script pueda serte de ayuda para comprender un poco más las capacidades de integración y la potencia de los sistemas abiertos vía API como FacturaDirecta o Google Docs. :)

Agrupación por etiquetas

Si actualmente estás utilizando las funciones de etiquetado de documentos que te ofrece FacturaDirecta, hoy te presentamos algo que te va a resultar muy útil. Hemos preparado un nuevo gráfico que te permitirá visualizar la facturación de tu empresa (ingresos y gastos) agrupada por etiquetas generales.

Para poder generar este tipo de gráfico es necesario que después de pulsar sobre el botón "Añadir gráfico o tabla" en la zona de Gráficos e Informes, selecciones la opción: Informes de facturación > Facturación por etiquetas.

Si utilizas de forma hábil la funcionalidad de etiquetas de FacturaDirecta, podrás visualizar con este gráfico el volumen de facturas emitidas o recibidas en función de las etiquetas generales que tengas definidas en tu cuenta de FacturaDirecta. Pudiendo visualizar rápidamente facturación por proyectos (si utilizas etiquetas para gestionar proyectos), por divisiones de tu empresa (si utilizas etiquetas para gestionar los diferentes departamentos de tu empresa), etc...  Utiliza tu imaginación para filtrar por las etiquetas que creas más conveniente.

Agrupación por países

Además, si tu empresa es una empresa globalizada que vende o compra a distintos países, también tienes la posibilidad de visualizar el volumen de tu facturación por país de manera muy fácil.

Para acceder a la visualización de tu facturación por países basta con que después de pulsar sobre el botón “Añadir gráfico o tabla” en la zona de Gráficos e Informes, selecciones la opción de agrupar por país que encontrarás o bien en la zona Volumen de facturación o Volumen de gastos/compras.

El gráfico resultante te mostrará las cantidades agrupadas por país siguiendo los criterios de filtrado que le hayas indicado: periodo de tiempo, etiquetas, etc...

Recuerda que siempre que lo necesites puedes filtrar la mayoría de gráficos por etiquetas de manera que solo una parte de tu facturación quede reflejada en el gráfico resultante.

El pasado sábado 1 de diciembre de 2012 se publicó en el BOE el nuevo reglamento que regula las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) que entrará en vigor el 1 de enero de 2013. Este nuevo reglamento afecta a las cuentas con domicilio fiscal en España e introduce un nuevo concepto que sustituye a los actuales tiques, la denominada "factura simplificada".

Estas nuevas facturas simplificadas pueden emitirse cuando el importe de las mismas no excede los 400€ (impuestos incluidos), cuando deba expedirse una factura rectificativa, o cuando no supere los 3.000€ (impuestos incluidos) en los supuestos en los que hasta ahora se autorizaba la expedición de tiques en lugar de la factura ordinaria. En el artículo 4 del Real Decreto se detallan todos los casos así como las excepciones en las que no se puede emitir esta nueva factura simplificada.

Básicamente estas facturas simplificadas tienen los mismos requerimientos que las facturas ordinarias con excepción de la obligatoriedad de incluir los datos fiscales del cliente (NIF, dirección y nombre fiscal).

Creación de facturas simplificadas

Para que no te pille por sorpresa, desde hoy ya es posible crear facturas simplificadas con FacturaDirecta. A partir de ahora cuando vayas a crear una nueva factura encontrarás una nueva opción que te permitirá

Como podrás ver, toda la edición de la factura es idéntica al de facturas ordinarias, salvo que no verás los datos del cliente en la zona donde habitualmente se muestran. En su lugar encontrarás un indicador que te muestra que estás creando o modificando una factura simplificada.

Aunque no es obligatoria la inclusión de los datos fiscales del cliente en estas facturas, si éste lo demanda, con el fin de poder justificar el gasto a efectos tributarios, se deberá hacer constar en la factura el NIF y el domicilio del cliente. Para este caso el programa permite añadir los datos del cliente necesarios a la factura simplificada.

Aunque se rellenen los datos del cliente en la factura según se ha indicado anteriormente, ésta no queda asociada a ningún cliente de tu base de datos de clientes en FacturaDirecta, y por tanto seguirá conservando el indicador de factura simplificada cuando la visualices desde el programa.

Cuando imprimes una factura simplificada en el PDF se muestra el indicador "FACTURA SIMPLIFICADA" en lugar del habitual "FACTURA".

Si la factura simplificada incluye algún dato del cliente la zona de datos de cliente en la factura impresa se muestra como hasta ahora en las facturas ordinarias, aunque sólo conteniendo los datos indicados.

En el caso de facturas simplificadas que no incluyan ningún dato del cliente la zona de datos de cliente desaparece por completo de la factura.

A parte de la propia creación, modificación e impresión de facturas simplificadas, su introducción en el programa ha provocado ligeros cambios en otras funciones del programa, son los siguientes.

Envío de facturas simplificadas

Al igual que las facturas ordinarias, las facturas simplificadas también pueden enviarse por correo electrónico. Como bien sabes, para evitar errores en los envíos, las facturas ordinarias solo pueden enviarse desde el programa a destinatarios de tu cliente o de tu propia empresa. Por tanto, como las facturas simplificadas no están enlazadas con ningún cliente de tu base de datos de cliente no hay destinatarios posibles asociados para poder hacer el envío, por ello la zona de envío de estas facturas es ligeramente distinta al de facturas ordinarias; en lugar de tener casillas de selección para el envío a los contactos de tu clientes, tienes una zona de texto donde introducir directamente la dirección a la que deseas enviar la factura.

Búsqueda de facturas simplificadas

Como las facturas simplificadas no están asociadas a ningún cliente, el único sitio (a parte del buscador general del programa) desde el que pueden localizarse es desde el listado principal de facturas. Para facilitar su localización hemos añadido una pequeña modificación al filtrado por cliente en dicho listado que permite obtener por separado el listado de facturas simplificadas.

Además de esto, para identificarlas en un listado general de facturas, e independientemente de si estas tienen o no indicado el nombre del cliente, estas se muestran en el listado con un indicador en la zona del cliente indicando que la factura no está asociada a ningún cliente.

Importación de facturas simplificadas

El último módulo que ha sufrido cambios en relación a la incorporación de facturas simplificadas es el módulo de importación de facturas, que ahora permite importar facturas sin indicar ningún dato del cliente. Ahora, cuando se importa una factura sin nombre ni NIF de cliente esta se considera como una factura simplificada y así se indica en la página de validación de datos previa a la importación.

Recuerda que aunque ya tienes disponible esta nueva opción en el programa, esta nueva reglamentación no entra en vigor hasta el 1 de enero de 2013.

Si tu empresa opera en España y lleva la contabilidad con alguno de los programas de contabilidad más habituales del mercado español, a partir de ahora, desde FacturaDirecta puedes exportar fácilmente todos los asientos contables relacionados con la facturación hacia estos programas de contabilidad. Actualmente FacturaDirecta tiene soporte para la exportación a Contaplus y A3.

Por otro lado, si eres de los que delegas al gestor este trabajo, también puedes dar acceso a tu gestor directamente a FacturaDirecta para que él mismo realice el traspaso contable de todas las facturas emitidas y recibidas hacia su programa de contabilidad habitual.

La nueva sección en FacturaDirecta se llama: Traspaso contabilidad y desde ella podrás fácilmente y casi sin esfuerzo generar los archivos de traspaso para enlazar toda tu información con tu programa de contabilidad habitual.

Una vez en la zona de traspaso de contabilidad solo tienes que hacer clic en el menú lateral sobre el botón: Traspasar Contabilidad.

y te aparecerá un pequeño formulario en pantalla donde tendrás que indicar el tipo de formato al que deseas realizar el traspaso: Contaplus o A3 y seguidamente indicar qué tipo de documentos quieres traspasar y el periodo de tiempo a exportar (un año, un trimestre o rango de fechas concreto)

Al pulsar el botón "Generar archivo de traspaso" se generará un pequeño archivo de datos que deberás importar directamente en tu programa de contabilidad; descargándolo primero en tu ordenador.

Como debes saber, el traspaso de contabilidad no siempre es fácil si ya tienes tu forma de trabajar con el programa de contabilidad, por ell también dispones en la zona lateral de esta misma sección de una opción de configuración (Configuración de contabilidad) desde donde podrás especificar de manera personalizada todas las cuentas contables relacionadas con el traspaso. Además, en función de las facturas que ya tengas introducidas la configuración inteligentemente te presentará solo aquellas opciones de contabilidad que necesites evitando mostrar configuraciones innecesarias que no sean necesarias para tu empresa.

Esperamos que esta nueva funcionalidad te ayude a reducir la carga de trabajo diario en tu empresa.

Las opciones de exportación que se encuentran al pie de los listados principales de FacturaDirecta se añadieron en un primer momento como una ayuda para la declaración de impuestos cuando estas exportaciones estaban presentes solo en los módulos de facturas y gastos.

Ante vuestras peticiones pronto añadimos estas opciones de exportación también a otros módulos, y con su generalización pronto surgieron las primeras peticiones de ir añadiendo más información a los mismos (información de etiquetas, información de vencimientos, hoja dedicada para los vencimientos, ...), que se han ido añadiendo progresivamente.

Una de las peticiones más repetidas últimamente era la opción de incluir en estos archivos las líneas de detalle de los documentos, pues bien, hoy te queremos decir que ya están aquí.

A partir de ahora, en la exportación de cualquier archivo desde los listados principales del programa (facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma y pedidos) encontrarás una hoja adicional que incluye el contenido de las líneas de todos los documentos incluidos en la exportación.

Esperamos que esta nueva opción te permita realizar un mejor análisis de los datos que tienes introducidos en el programa.