Antes de hacer algo, siempre debes preguntarte ¿Realmente es necesario? 

Esta es una norma básica de productividad que funciona muy pero que muy bien. Por ejemplo: ¿Tiene sentido anotar una tarea que me va a llevar 2 minutos de hacer? Evidentemente no, es mejor hacerla y listos porque vas a tardar lo mismo en hacerla que en anotarla. 

Con la reuniones pasa algo similar. 

El fundamento

Las reuniones habitualmente se convocan cuando hay alguna duda respecto a cómo hacer algo. La idea que te propongo hoy es la norma que desde siempre hemos usado en FacturaDirecta: 

“Si puedes resolver algo con un e-mail o un hangout no convoques una reunión.

Se trata de:

• Resolver las cuestiones cuando suceden en lugar de esperar a una reunión.
  
• Evitar las reuniones lo máximo posible. 
  

Cada minuto que dedicas a una reunión es un minuto que no estás dedicando a cerrar tareas. 

Los motivos

Hay pocas cosas más tóxicas para la productividad que las reuniones. Estos son los motivos:  

1. Rompen tu jornada en pequeños trozos que interrumpen tu flujo natural de trabajo.
   
2. Tienden hacia la discusión de conceptos abstractos, en lugar de hablar de cosas y tareas reales. 
   
3. A menudo contienen al menos una persona que hace perder el tiempo a todo el mundo.
   
4. Se van por las ramas muy fácilmente alejándose del tema que se iba a discutir. 
   
5. Con frecuencia tienen agendas tan poco concretas que nadie está realmente seguro de lo que se está discutiendo. 
   
6. Requieren una preparación previa que los asistentes raramente hacen.
   

A mi me parecen motivos suficientes como para intentar evitarlas al máximo. ¿A ti no? 

Las claves de una reunión que no se puede evitar

Para aquellas ocasiones en las que es absolutamente necesario hacer una reunión es interesante seguir estas sencillas normas: 

• Usar un cronómetro y darse media hora. Cuando acaba el tiempo termina la reunión, esté en el punto que esté. 
  
• Invitar al menor número de personas posible.
  
• Nunca empezar una reunión sin una agenda muy clara. 
  

Conclusión

En lugar de convocar una reunión para todo, intenta buscar alternativas más rápidas y efectivas que te permitan evitarlas (e-mail colectivo o un hangout  por ejemplo). 

Si es inevitable hacer alguna cumple con las 3 normas que te he comentado. Verás cómo vas a ganar tiempo para dedicar a cosas realmente productivas. 

¿Las reuniones forman parte de tu día a día? ¿Crees que son productivas realmente? Abrimos el debate. Deja un comentario y comparte el artículo! :)