Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento que contiene los detalles que posteriormente incluirá la factura definitiva. Es un documento informativo.

Las factura proforma se usan habitualmente en el comercio internacional y por este motivo debe cumplir ciertos requisitos. Empecemos revisando cuáles son:

Principales requisitos de una factura proforma

El requisito más importante es que su encabezado debe contener el título “proforma” de forma muy visible, de este modo se evitan confusiones con las facturas comerciales.

Por lo general, la factura proforma contiene:

• Tu identificación como proveedor.
• La identificacion de tu cliente.
• Una descripción de los productos o servicios que vendes, su precio unitario y su precio total.

Es decir, la mínima información necesaria para el correcto entendimiento de tu cliente, ya que como tal la factura proforma no tiene valor contable.

Características de la factura proforma

Sus características son bastante similares a las de una factura comercial. Debe contener la información mínima para que el intercambio comercial sea aceptado por ambas partes.

¿Qué contiene una factura proforma?

Una factura proforma no es una factura comercial. Se trata de un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva. Mediante la factura proforma, el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

Las facturas proforma no forman parte de la contabilidad de la empresa porque no se trata de una factura definitiva. Aún así, su contenido es similar al de una factura definitiva.

Modelo de factura proforma

Este es un posible modelo de factura proforma.

La factura proforma contiene:

• Texto especificando que se trata de una factura proforma.
• La fecha de emisión.
• Tus datos como proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección… En caso de ventas a la Unión Europa sería su número de IVA comunitario.
• Datos de tu cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección…
• Descripción precisa y minuciosa de la mercancía. Se debe mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto.
• Precio unitario, el precio total y la divisa cotizada.
• Finalmente puedes desglosar los gastos de transporte y seguro si estos existen.

¿Cuál es la validez de una factura proforma?

Al no tratarse de una factura real o definitiva, existen muchas dudas alrededor de su validez legal.

Su valor es meramente informativo y no sirve a efectos contables. De todos modos, existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura proforma indique.

¿Se puede usar como justificante de pago?

No, una factura proforma no tiene validez como justificante de pago, ni tampoco ninguna validez fiscal.

¿Cuál es la finalidad de la factura proforma?

La factura proforma es un documento provisional que emites para que tu cliente tenga toda la información necesaria sobre los productos o servicios que vas a facturar. Es decir, un documento que solicita el comprador y que emites tu como vendedor.

La factura proforma es parecida a un presupuesto y es muy útil para que el comprador (tu cliente) confirme sus datos y la operación de venta.

¿Cuál es la diferencia con una factura comercial?

La principal diferencia entre ellas es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo. Por este motivo no se puede modificar.

La factura proforma en cambio, es un documento previo a la emisión de una factura comercial y no tiene validez fiscal.

¿Cuando tengo que usar una factura proforma?

Puedes usar las facturas proforma para informar a tus clientes de los detalles de una futura factura definitiva. Si tu cliente da como bueno el contenido de la factura proforma, ya la puedes convertir en una factura definitiva.

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