Com pots deixar d’utilitzar el paper a la teva assessoria

Una oficina sense papers és més eficient, més ecològica i molt més moderna. En aquesta guia t’expliquem com aconseguir una assessoria sense papers pas a pas.

Menys paper significa més eficiència

Eliminar tot el paper de la teva oficina és poc realista. Sempre hi haurà algun paper de o per algun client, proveïdor o soci que ho necessiti.

Però reduir el paper al mínim sí és possible i millorarà notablement l’eficiència de la teva assessoria. Els documents digitals són molt més fàcils d’emmagatzemar, gestionar, buscar i processar. Això permet que el teu equip guanyi temps per treballar en lloc de gastar-lo ordenant o buscant papers.

Pots començar escanejant els papers que tens actualment. Convertint aquests papers en documents digitals per al futur. Això no és alguna cosa que puguis fer en un dia, convertir el teu sistema en un sistema amb menys papers ha de planificar-se bé i comptar amb la implicació de tot l’equip.

6 raons per abandonar el paper per sempre

Les assessories poden generar una gran quantitat de paper, com bé saps. Alguna cosa que pot generar alguns problemes:

Aspecte

Una oficina plena de papers i arxius no té l’aspecte d’un espai professional per treballar. Els visitants, entre ells els clients, no quedaran impressionats si totes les taules i armaris estan a vessar de papers, documents, arxius,…

Despesa de paper

Probablement tens dues o tres còpies de cada document repartits en diferents espais de la teva assessoria per diferents raons, o per una qüestió de practicitat. Reduir els papers elimina aquesta duplicitat perquè els arxius digitals al núvol estan disponibles des de qualsevol lloc i en qualsevol moment. Això redueix la despesa de paper i és molt més respectuós amb el medi ambient.

Emmagatzematge

Més del 25% de la teva oficina queda ocupat pels teus documents. Això és una gran quantitat d’espai i evita que el puguis dedicar, per exemple, a augmentar el teu equip.

Productivitat

És difícil trobar un determinat document enmig de centenars d’ells. Trobar-lo pot suposar una gran pèrdua de temps. En canvi un bon sistema d’emmagatzematge de documents amb un cercador poderós, et pot ajudar a trobar el que necessites de forma molt més ràpida, eficaç i productiva.

Despeses d’impressió

El cost del paper, la tinta, les impressores, el manteniment i altres despeses associades poden ser grans, i més per una assessoria petita. És una despesa que pots reduir dràsticament.

Concentració

Una taula desorganitzada i plena de papers no és el millor espai per pensar de forma clara, lògica i centrada. Més aviat el contrari.

Pots reduir la quantitat de paper que uses i estalviar diners amb això.

Els 3 grans reptes d’abandonar el paper

Abans de reduir dràsticament el paper, tens 3 grans reptes que superar:

1. La gran quantitat de papers que digitalitzar

Tant si optes per escanejar tots els documents a l’oficina com si contractes aquest servei a una empresa externa, hi ha molt treball per fer. El procés porta un temps, especialment quan hi ha grapes o clips pel mig. No subestimis els recursos que necessitaràs. És essencial fer una bona feina. Quan els teus documents estiguin escanejats, la vida serà molt millor per tu i el teu equip.

2. La despesa necessària dissuadeix moltes assessories

Les empreses d’escaneig i destrucció de documents cobren un preu pels seus serveis, és cert. Però si decideixes fer-ho a la teva oficina amb els teus col·laboradors, també tindràs despeses com, per exemple, la compra d’un bon escàner, l’entrenament dels teus empleats i per descomptat les pròpies hores que dedicaran a escanejar. El benefici de totes maneres, és enorme. Quan comencis a treballar sense papers, et preguntaràs com podias treballar d’altra manera.

3. Resistència per part de l’equip

Els processos de treball sempre són complicats de modificar. Pot ser que algun dels membres del teu equip (sempre els hi ha) mostri reticències a modificar la seva manera de treballar. És la típica situació on surt a la llum la frase “Aquest és el mode com ho hem fet sempre”. Bé, aquesta no és raó per no fer el canvi.

De totes maneres, tingues en compte que obligar els teus col·laboradors no és una bona estratègia. El millor és explicar molt bé els beneficis de reduir dràsticament els papers. Pregunta’ls per les seves idees i suggeriments. Després acorda amb ells uns terminis que donin temps per una adaptació tranquil·la.

Troba una estratègia que funcioni a la teva assessoria

Cada assessoria és diferent, de manera que només tu pots escollir l’estratègia adequada per al teu negoci. A continuació trobaràs algunes idees que et poden ajudar a fer el pas:

Utilitza el núvol

No emmagatzemis els documents escanejats en un pendrive o un disc dur. Garanteix la seva seguretat utilitzant serveis d’emmagatzematge al núvol. Serveis com Dropbox, Box o el mateix Google Drive et poden ser molt útils.

Crea una estructura lògica de documents

No posis tots els documents a la mateixa carpeta. Crea una estructura de carpetes i subcarpetes que després permetin gestionar i trobar la documentació d’una forma eficient. Per exemple, una carpeta per cada any i cada client.

Evita la duplicitat sempre que sigui possible

Sovint és difícil estar segur que dos documents són idèntics, però si ho saps de cert, no perdis temps escanejant els dos.

Posa una data al calendari

Acorda amb els teus socis i equip una data concreta per convertir-vos en una assessoria sense papers. Afegeix-la al calendari i assegura’t que tothom la tingui ben present.

Busca el moment idoni al calendari

Mentre estigueu en el procés d’eliminació del paper, inevitablement això tindrà un impacte en la productivitat de l’assessoria. Intenta buscar un moment de l’any en què hi hagi menys feina, com, per exemple, al setembre. No ho intentis a final d’any o al juliol. També pots valorar contractar personal temporal per poder fer aquesta tasca.

Sigues meticulós amb les metadades

Les metadades són la informació o paraules que uses per descriure cada document escanejat. Has d’assegurar-te que cada document tingui unes metadades correctes. És clau per localitzar els documents posteriorment quan estiguin arxivats digitalment. Per exemple, pots afegir la data, nom del client o tipus de document en la seva descripció.

Entrena el teu equip

Quant millor entrenis el teu equip, millor qualitat tindrà després el teu arxiu de documents i serà més fàcil trobar la informació en el futur. Ajuda’ls a entendre i assimilar el nou sistema i veuràs grans resultats.

Escaneja només l’essencial

Escanejar-ho tot pot resultar temptador, però un accés d’informació inútil, dificultarà posteriorment la gestió dels documents, el seu emmagatzematge i localització. Escaneja només els documents necessaris.

Posar-te a escanejar 20 anys de documents no és la millor idea. Pots començar pels documents d’aquest any o els dels últims dos anys i després, si ho consideres necessari, escanejar documents més antics.

Deixar d’utilitzar el paper és un procés continu

Quan ja hagis aconseguit reduir el paper al mínim, la teva assessoria serà molt més organitzada i eficient, però seguiran arribant papers de manera que assegura’t que el procés de digitalització segueix funcionant.

També pots parlar amb els teus proveïdors i clients per intentar reduir els papers que et fan arribar recomanant-los FacturaDirecta.

Una oficina sense papers li donarà a la teva assessoria un avantatge competitiu important. Així que pren’t el temps necessari per planificar la teva estratègia i gaudeix dels avantatges de reduir el paper al màxim.