Per què has de moure la teva assessoria al núvol

Les assessories modernes són més rendibles gràcies als programes de comptabilitat online. Però moure la teva assessoria al núvol significa fer un canvi en el mode com treballes. Quin és el mode més efectiu de fer aquest canvi?

La comptabilitat es mou al món online

Els professionals de la comptabilitat en altres països com Estats Units, Regne Unit o Nova Zelanda, estan movent la seva activitat a la comptabilitat online des de fa anys.

El motiu és senzill, han vist els seus beneficis:

1. La major mobilitat que et proporciona.
2. La possibilitat d’establir una col·laboració més estreta amb els clients. Alguna cosa que és vital quan estàs intentant construir una relació de confiança i a llarg termini amb ells.

Molts assessors ja creuen que la comptabilitat online és el futur. Tot i això, gairebé tots coincideixen que no hi ha una sola forma de fer el canvi d’una assessoria tradicional a una assessoria al núvol.

El pas no és simple perquè no només estàs movent els teus clients i programa de comptabilitat al núvol, també estàs reinventant el mode com treballes i interactues amb els teus clients.

És totalment cert que el teu negoci serà molt més efectiu al núvol, però primer has d’arribar fins allà.

El procés de migració serà lleugerament diferent per cada assessoria però en aquesta guia et contarem els passos bàsics pels quals la majoria passen.

Comencem pel principi.

Què és la comptabilitat al núvol?

Probablement ja estàs usant tecnologia al núvol cada dia, encara que potser no n’ets conscient.

Només per posar algun exemple, pot ser que estiguis usant Dropbox o alguns dels programes de Google com el Google Drive o Gmail. Qualsevol sistema que et permet accedir als teus arxius de forma remota és un tipus de sistema al núvol.

Els programes de facturació i comptabilitat al núvol treballen d’una forma similar. Els uses com un programa de comptabilitat normal amb una gran diferència. Les dades dels teus clients no estan en un ordinador que es pot perdre, espatllar o que pot ser robat. Estan guardades remotament en servidors segurs.

Això significa que pots accedir a les teves dades en qualsevol lloc i en qualsevol moment - des del teu portàtil, ordinador de sobretaula, smartphone o tablet. Això significa que el teu manteniment informàtic es redueix, i sempre tindràs l’última i més segura versió del programa.

La comptabilitat online pot incrementar els teus guanys

La comptabilitat online pot fer el teu negoci molt més eficient perquè et permet proveir serveis de comptabilitat d’una forma més fàcil. El que significa que el teu equip pot dedicar més temps en treballs més lucratius com per exemple serveis d’assessorament, consultoria o desenvolupament de negoci.

Les assessories que usen un sistema de plans de preus són les que aconsegueixen un major benefici de la seva activitat. El motiu és que deixen de perdre temps amb la facturació, comptabilitat i impostos dels seus clients. I poden dedicar aquest temps a afegir nous clients a la seva cartera amb el mateix nombre de persones als seus equips.

Tots aquests elements et poden convertir en l’assessor financer i empresarial més fiable per al teu client. De fet pots convertir-te en el seu responsable de finances virtual. En lloc de ser un simple assessor que arregla els seus errors i prepara alguns informes financers.

Podràs:

• Explicar què signifiquen de veritat els números.
• Assessorar-los des del punt de vista financer.
• Donar el teu consell en les decisions de negoci.
• Preparar estratègies de creixement.
• Identificar problemes.

Aquest tipus d’assessorament és molt beneficiós per als petits negocis i significarà segur més beneficis per tu.

Introduir processos més efectius i productius al teu negoci serà un gran assoliment per al teu treball - obre la ment.

Per moure la teva assessoria al núvol, segueix aquests 3 passos clau:

Pas 1: comença a usar solucions al núvol

La millor manera d’aprendre alguna cosa és començar a fer-ho, i la comptabilitat online no és una excepció. Una bona manera de començar és amb una còpia de la teva pròpia comptabilitat. Saps quins han de ser els resultats de manera que ràpidament podràs comprovar si tot és correcte.

A FacturaDirecta qualsevol compte nou té 30 dies de prova. Entra les teves pròpies dades en un compte i comprova que el programa fa la comptabilitat correctament. Després pots comparar el teu programa actual que no està al núvol amb FacturaDirecta.

Busca les principals diferències entre tots dos programes, incloent la facilitat d’ús i el flux de treball. Fes-te llavors aquestes preguntes:

• Què és diferent?
• Què és nou?
• Puc fer tot el que feia en l’antic programa?
• He de fer les coses d’un mode diferent? Si és així, és més fàcil o més difícil?
• Hi ha algunes coses que podria fer per simplificar el meu treball?
• Quines eines m’ofereix un i altre per automatitzar el meu negoci?

Entén els beneficis

Quan ja tinguis clares les bases del programa, pots entrar a avaluar el programa més profundament i pensar com el podries usar. Fes-te algunes d’aquestes preguntes:

• Per quins dels meus clients seria bo un programa com FacturaDirecta?
• Per quin client no seria útil i per què?
• Aquest programa online em pot ajudar a millorar les relacions amb els meus clients?
• Podré treballar d’una forma més propera als meus clients amb aquest programa?
• El programa ajudarà que els meus clients prenguin un rol més actiu en gestionar els seus comptes?

Recorda que un programa no es pot aprendre de la nit al matí. Però introduir processos més efectius i productius serà un gran assoliment per a la teva assessoria, de manera que obre la ment.

Pas 2: identifica els clients ideals

Quan ja estiguis còmode usant FacturaDirecta, pots intentar usar-lo amb algun dels teus clients.

La millor opció

És important escollir bé el teu client per aconseguir un procés de migració el més fàcil possible. El client ideal seria el que compleixi aquestes condicions:

• Perfil del negoci: menys de 2 anys obert i amb menys de 10 empleats.
• Ús de tecnologia: Usuari de Google Apps, Dropbox, Smartphone, Tablet o altres programes al núvol.
• Indústria: Serveis professionals, agències creatives, companyies online,…

Algunes de les millors opcions poden ser:

• Els petits negocis d’una sola persona perquè el procés de migració serà molt senzill.
• Els petits negocis que estiguin acostumats a treballar amb tecnologia perquè entenen els beneficis dels serveis al núvol.

Els professionals, agències creatives o empreses online que compleixin amb els dos perfils anteriors poden ser l’elecció ideal.

Clients a evitar

En canvi serien clients a evitar els que tinguin molt inventari, que tinguin un volum molt gran de transaccions o que usin molts programes diferents i complexos.

Moure aquests clients al núvol pot ser una tasca molt complexa. És més fàcil fer-ho quan ja estàs del tot acostumat al teu programa de comptabilitat online.

Si cap dels teus clients sembla adequat, considera començar amb el client amb qui tinguis més confiança. Parla-li dels avantatges de pagar una quota mensual o anual en lloc de rebre diverses factures d’import divers durant tot l’any.

El calendari també és important

Una altra forma de simplificar la migració cap al núvol és escollir el moment de l’any idoni. Alguns clients preferiran començar amb l’inici de l’any fiscal. Això li facilita la vida al client, però tot i així has de planificar el canvi un o dos mesos abans.

FacturaDirecta pot simplificar i automatitzar l’entrada de dades. També pots importar les dades del client per un determinat període (un mes, un trimestre, un any,…). Tindràs informació ordenada i clara fluint del teu antic programa al nou. Això facilitarà la transició.

Pas 3: mou clients al núvol i aprèn

A mesura que moguis el teu primer grup de clients al núvol, assegura’t d’avaluar què funciona i què no. Tracta d’aprendre del procés de transició per poder aplicar millores en les pròximes migracions. Per ajudar, fes-te aquestes preguntes:

• Què va funcionar i què no? Per què?
• Quines funcionalitats han usat els meus clients? Per què?
• Quines funcionalitats van ignorar els meus clients? Per què?
• On vaig guanyar eficiència? Com puc aconseguir encara més?
• Com em puc convertir en l’assessor de més confiança dels meus clients?

També has de pensar en el teu rol en el procés de migració. Per exemple:

• Vas dirigir el procés correctament?
• Ho vas comunicar bé?
• Vas col·laborar amb el client?
• Vas entrenar els teus clients prou?

I finalment, no oblidis preguntar al teu client què va guanyar amb el canvi:

• Li agrada FacturaDirecta? Ho troba eficient?
• Se sent més proper a tu?
• Se sent més capaç de tenir un paper més actiu en la gestió dels seus comptes?
• Té un accés més simple i ràpid a la informació del seu negoci?

Optimitza el procés de migració

Cada client que migris al núvol serà una nova font de coneixement i experiència. Pren’t un temps per analitzar i valorar cada migració. Això t’ajudarà a perfeccionar el procés per als teus futurs clients i a treure el màxim profit a tot el que et pot oferir la comptabilitat online.

Quan tu i els teus primers clients estigueu a gust treballant al núvol, ja podràs moure la resta. Si segueixes els consells d’aquesta guia i aprens amb cada migració, el procés serà cada vegada més simple.