De l’Excel a un programa de facturació online

Els petits negocis sempre comencen amb un Excel. Però l’Excel serveix només fins a un punt, després el teu negoci ha d’evolucionar per no quedar-se estancat. Descobreix per què les millors empreses ja usen la facturació online.

Per què l’Excel no és una solució a llarg termini?

L’Excel pot fer moltes coses, es pot aconseguir fàcilment i s’usa molt en el món dels negocis. Són els seus mèrits i seria un error no reconèixer-los.

Malgrat això, i encara que el programa sigui robust, l’ús de fulls de càlcul en la gestió dels negocis genera molts errors.

Els fulls de càlcul sempre comporten errors

Un full de càlcul mal fet pot tenir efectes fatals per a qualsevol negoci.

Desafortunadament aquest tipus d’errors són molt freqüents. I mentre les dades s’entrin manualment, hi hagi copiar-enganxar i existeixin fórmules, aquests errors continuaran sent molt habituals.

7 problemes que tindràs si uses Excel

Usar l’Excel no és el millor programa per al teu petit negoci. Aquests són els motius:

• Usar l’Excel requereix un aprenentatge, i moltes empreses s’obliden d’això. A més en la majoria d’ocasions, els seus usuaris jutgen malament el seu nivell d’experiència amb el programa. És a dir, creuen saber més del que en realitat saben.

• Preparar un full d’Excel fiable i que satisfaci totes les teves necessitats, requereix temps, concentració i coneixements. Aconseguir crear informes de despeses o d’ingressos no és gens fàcil. I a més et pots trobar amb què has de modificar o afegir dades al teu full de càlcul constantment. Perdent molt temps.

• A l’Excel has de saber exactament per a què usaràs les dades abans de començar perquè després no hi ha flexibilitat per configurar-les. Necessites saber com anomenar els informes i les seves cel·les i assegurar-te que cada informe tingui el marcador de temps adequat.

• Els documents d’Excel són manipulables perquè es poden modificar molt fàcilment i és difícil de controlar qui fa els canvis. Imagina si un membre del teu equip entra 100.000 en lloc de 1.000 euros.

• Molts usuaris tenen problemes quan treballen amb múltiples pàgines, gran quantitat de dades i fórmules. És molt fàcil cometre errors.

• L’Excel no s’integra amb altres programes que uses al teu negoci o que usa el teu assessor fiscal.

• L’Excel no et permet detectar errors o duplicitats. Per exemple, no t’avisa quan has creat dues factures amb la mateixa numeració.

L’Excel no és bo ni dolent, simplement no es va crear per portar la facturació d’un negoci. Ha arribat el moment de donar al teu negoci la possibilitat de créixer i triomfar, sense restriccions ni errors.

Per què és millor un programa de facturació online?

Un programa de facturació online:

• És molt més fiable. El software al núvol és escalable, rendible i totalment adaptat a les necessitats del teu petit negoci.

• Pots tenir múltiples usuaris per a un mateix compte amb permisos d’accés diferents, assegurant-te d’aquesta manera que la informació sensible no està a l’abast de tothom.

• El software sempre està actualitzat sense haver de fer res, i es realitzen backups de tota la informació diàriament en servidors segurs. Quelcom que et dóna una gran tranquil·litat i que evita que t’hagis de preocupar de com emmagatzemar la informació de la teva empresa, per no parlar del cost.

• No hi ha cap possibilitat de frau o de manipulació amb un programa de facturació online, totes les operacions queden registrades i sabràs qui i quan es va fer una determinada acció.

• Els informes es creen en un clic, i t’estalvies una gran quantitat de temps en càlculs. Els ingressos, les despeses, els impostos, …. tot està a l’abast de la teva mà en un sol clic.

Aquest és Ferran, un dels nostres clients feliços:

8 raons per passar-te al núvol.

Són les següents:

• Mai més tornaràs a prendre decisions infundades, sempre ho faràs amb la informació que necessites a la mà.

• Les teves dades sempre són fiables: estan actualitzades permanentment al núvol i no hi ha errors de càlcul.

• Pots reduir dràsticament els errors manuals automatitzant processos.

• No necessitaràs un mes per poder accedir a la informació. Els informes en temps real són fàcils d’obtenir i de compartir.

• La presentació dels teus impostos es pot fer en minuts en lloc d’hores perquè el programa calcula els teus impostos per a tu.

• Podràs gestionar les teves finances millor i d’una forma molt més precisa. El teu assessor fiscal pot tenir un usuari que li permeti accedir al teu compte per consultar les dades, exportar la informació o fins i tot traspassar a comptabilitat.

• S’integra amb altres programes, per exemple pots fer una exportació per a A3 i Contaplus que són els dos programes de comptabilitat més usats per gestors i assessors fiscals a Espanya.

• Pots accedir a les teves dades en qualsevol moment i en qualsevol lloc. Les teves dades estan al núvol, la qual cosa significa que les pots consultar estiguis on estiguis i des de qualsevol dispositiu (tauleta, mòbil, ordinador,…).

L’esforç val la pena

Encara que alterar la manera en què treballes no és fàcil, els beneficis que et donarà usar un programa de facturació online són molt importants.

Puja al núvol i comença a treballar d’una manera totalment diferent.