Elimina els papers de la teva oficina

Les oficines atrafegades poden generar molt paperassa. Però massa paper pot costar-te molts diners i reduir dràsticament la teva eficiència.

Reduint el paper

El paper està a tot arreu i la seva producció mundial segueix augmentant any rere any. Tot i així, no tens cap motiu per seguir contribuint-hi.

Avui dia ja existeix la tecnologia necessària per eliminar el paper de la teva oficina o per reduir-lo dràsticament. Llavors: Per què no hem fet ja aquest canvi? Doncs bàsicament perquè la majoria d’empreses té el paper molt integrat en els seus processos.

En aquesta guia trobaràs els principals beneficis dels documents digitals a més d’alguns consells i trucs per reduir el paper de la teva oficina si et decideixes a guanyar eficiència i estalviar diners.

Els beneficis de reduir el paper

Reduir el paper té molts beneficis, aquests són alguns dels que més notaràs si redueixes els papers a la teva oficina:

• Comunicacions més ràpides: Els e-mails arriben en segons, una carta triga un dia com a mínim. El paper és massa lent per als temps que corren.
• Reducció de costos: estalviaràs diners en arxivadors, impressores, tintes i sobretot en enviaments. També pots reduir l’espai de la teva oficina perquè no necessites emmagatzemar res.
• Millora la teva mobilitat: Pots canviar d’oficina o treballar en diversos llocs d’una forma molt fàcil, sense haver de transportar papers ni arxius.
• Accés ràpid a la informació: Els teus documents digitals es poden emmagatzemar, buscar, trobar i organitzar d’una forma molt més fàcil que els que estan en format paper.

I a més:

• És més respectuós amb el medi ambient: Menys impressió representa menys arbres tallats i menys despesa d’energia per fabricar i transportar el paper.
• Et donarà pau: Els papers damunt de la taula no només acumulen pols sinó que a més causen estrès. L’organització dels arxius digitals és molt més simple i la teva oficina estarà molt més neta. Això t’ajudarà a aclarir la ment i centrar-te en el teu negoci.
• És més simple recuperar-se dels desastres: Si tens els teus documents en format digital al núvol, estan segurs de qualsevol desastre que pugui ocórrer a la teva oficina: un incendi, una inundació….

I llavors, per què seguim usant el paper?

Aquestes són algunes de les raons per les quals moltes empreses segueixen usant el paper:

• Conservació: el paper sembla una bona elecció per conservar els documents durant un llarg període de temps a jutjar per la història dels pergamins per exemple. Però els arxius digitals estan millorant constantment. Els PDF o JPEG d’avui dia viuran molt més que la majoria dels negocis que els estan usant.
• Cost: El paper és barat i fàcil de distribuir. Però això és només una part de la història. Si tens en compte el cost de les impressores, dels tòners, els serveis tècnics, el manteniment, la connexió … ja no sembla quelcom tan barat. I això sense tenir en compte les despeses d’emmagatzematge.
• Requeriments legals: Si la legalitat del teu país exigeix que conservis una còpia en paper, no hi ha molt que puguis fer al respecte. Però això ja està canviant poc a poc, i molts governs comencen a entendre els avantatges dels documents digitals.
• La percepció: De vegades la informació en un ordinador o al núvol, no ens sembla tan real com la que està en un paper. Però això està canviant a mesura que s’incorporen al mercat laboral les persones que ja han crescut amb ordinadors al seu voltant.

Els documents digitals es poden emmagatzemar, organitzar i trobar d’una forma molt més simple i ràpida que els que estan en format paper. Els motius per continuar usant el paper són estrictament personals o històrics, però no lògics.

Les raons per les quals continuem usant el paper són personals o històriques, però no responen a criteris lògics.

Trucs per reduir el paper

Reduir el paper no és quelcom que es pugui fer de la nit al dia, has de planificar la teva transició per aconseguir-ho. Aquests són alguns trucs que et poden anar molt bé:

• Cal entrenar: No tothom està preparat per treballar amb documents digitals, un repàs als conceptes bàsics amb tot el teu equip et pot anar més que bé.
• Monitoritza les impressions: Considera usar un petit software per monitoritzar qui i quan imprimeix. No es tracta de fer de policia, es tracta simplement d’ensenyar a usar el paper només per al que és estrictament necessari.
• Millora la teva oficina: Necessitaràs menys espai per emmagatzemar documents, de manera que pots modificar l’organització de la teva oficina per convertir-la en un lloc millor per treballar.
• Elimina tecnologia antiga: Algunes empreses continuen usant el fax. Avui dia existeixen programes que permeten rebre i enviar un fax, de manera que ha arribat el moment de regalar el teu fax i deixar de perdre diners en tòners i paper.
• Incentiva el teu equip perquè deixi d’usar la impressió: Convida’ls a un sopar o una cervesa quan aconseguiu millores en la reducció de paper.
• Calcula el que estalviaràs: Hi ha poques coses més poderoses que una xifra, suma tots els costos d’impressió (impressores, tòners, paper, manteniment,….) i adona’t del car que et surt el paper.
• Escaneja els documents en paper: Pots usar un escàner clàssic o fins i tot alguna de les múltiples Apps per smartphone que tens a la teva disposició. TurboScan és una d’elles i funciona de meravella.
• Signa els teus documents digitalment: En la majoria de països la signatura digital ja té la mateixa validesa que la signatura en un document en paper.
• Comença a usar aplicacions online: Les aplicacions al núvol et permeten compartir la informació amb els teus proveïdors i clients d’una forma molt fàcil. Una d’elles pot ser el teu programa de facturació.
• Usa la banca online: Demana al teu banc que deixi d’enviar-te papers. Si et preocupa perdre’t alguna cosa, configura el teu compte perquè t’enviï avisos. Comença a pagar les teves factures online com més aviat millor.

La transició a l’oficina online ha de ser ràpida?

Bé, això depèn exclusivament de tu. Pots fer-ho de cop, però potser sigui una mica estressant per a tu i per a la resta del teu equip, especialment si teniu molt treball.

Té més sentit fer-ho sense pressa però sense pausa. Començar per una determinada àrea de la teva empresa com l’emissió de factures per exemple i després atacar altres com els pressupostos, les despeses, els albarans… En cadascuna d’aquestes fases pots aprendre coses que et seran molt útils en la següent.

Aquests són alguns consells per fer aquesta transició molt més fàcil:

• Fes un backup de forma regular: si no tens les teves dades al núvol o en un programa de facturació online, fes un backup de forma regular. Els documents electrònics són molt més fàcils d’emmagatzemar però també d’esborrar.
• Vés pas a pas: aconseguir l’oficina online és un objectiu, però cada petit pas que facis per reduir el paper ja és un èxit. Si has d’imprimir obligatòriament recorda imprimir més d’una pàgina en cada full de paper i usar les dues cares de la pàgina.
• Organitza-ho tot: aprofita les facilitats d’emmagatzematge que et donen els documents electrònics i organitza’ls amb criteri. Que et sigui molt fàcil localitzar la informació més tard. Recorda modificar el nom de l’arxiu si uses un escàner.

El paper és quelcom del passat

Portem anys parlant de l’oficina online i ara gràcies a la tecnologia i a les aplicacions al núvol, ja és possible.

Reduir el paper té múltiples avantatges per a tu, per al teu negoci i també per als teus proveïdors i clients. A part de l’estalvi de cost que significa, et donarà molta flexibilitat per poder gestionar el teu negoci des de qualsevol lloc. I tenir la informació que necessites quan la necessites.

Deixa de perdre espai guardant documents en paper, ara pots guardar tots els documents de forma senzilla i segura al núvol, sense perdre ni pagar ni un sol metre quadrat d’espai.

Les piles de papers a la teva oficina són part del passat, el futur és digital.

FacturaDirecta és un programa de facturació online que et permet crear i emmagatzemar els teus documents en format digital, a més d’eliminar el paper de la teva empresa. Prova-ho ara i descobreix tot el que la facturació al núvol pot fer per simplificar el teu negoci.