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Introduce automáticamente tus gastos desde correo electrónico con el buzón de gastos

7 Setiembre 2015
Lectura: 5 min.

¿Te imaginas bajar del taxi y que enviando la foto del ticket a una dirección de correo electrónico te quede automáticamente el ticket registrado en FacturaDirecta? Ahora ya es posible.

Carga todos los gastos a FacturaDirecta utilizando solo el correo electrónico y ¡relájate!

Carga tus gastos desde el correo electrónico y relájate

¿Como funciona?

Hemos creado un buzón de gastos personalizado dentro de FacturaDirecta. Todo lo que tú envíes (o tus proveedores envíen) a la dirección de correo electrónico del buzón quedará automáticamente incorporado como gasto en tu cuenta de FacturaDirecta. ¿Es genial, verdad? :)

Puedes utilizar esta nueva dirección de múltiples maneras:


1.- Para cargar facturas de proveedores que te llegan por email (pdf, imágenes, …)

Reenvía los mails de facturas de tus proveedores directamente a la dirección de correo del buzón de gastos y automáticamente se creará un gasto asociado al proveedor y se incluirán como archivos adjuntos todos los documentos (pdf, imágenes, etc…) que contenga el mensaje original de tu proveedor así como el contenido que haya dentro del mensaje (por si la factura viene directamente en el texto del mensaje) ¡Así de fácil!


2.- Para cargar gastos de viaje, dietas, restaurantes, …

Indica el importe total del gasto y una pequeña descripción en el título del mensaje de correo y adjunta una foto del recibo para crear automáticamente un nuevo gasto con el importe total y la foto del ticket.

Ejemplo de ticket de taxi


Por ejemplo, la próxima vez que cojas un taxi, basta con que hagas una foto del ticket con tu teléfono móvil y la envíes por email a la dirección del buzón de gastos con el título: “8,10€ Taxi al aeropuerto”. Automáticamente, se añadirá el importe del viaje a tu lista de gastos con el ticket adjunto. :)

Nota: Para que el importe se contabilice correctamente, debe ir al principio del asunto del correo electrónico tal y como has visto en el ejemplo. 

3.- Para cargar mágicamente facturas en formato Facturae

Si eres una empresa residente en España y tus proveedores utilizan el formato de factura electrónica ‘facturae’, puedes utilizar la dirección de correo del buzón de gastos para que te envíen directamente ahí sus facturas y esas se incorporen a FacturaDirecta como gastos/compras con todos los importes de la factura original y vencimientos, importes, impuestos…

¿Dónde lo puedo encontrar?

Para poder visualizar la dirección de tu Buzón de Gastos debes acceder al apartado de Gastos/Compras y encontrarás un enlace o bien en el menú lateral o bien en el pie de página que te llevarán a una página con toda la información para poder empezar a utilizar tu buzón.

Menú de acceso al Buzón de Gastos


Algunos trucos y consejos

1.- ¿Cómo asegurar que el gasto se asocia al proveedor correcto en FacturaDirecta?

Para que los gastos cargados desde el email se asocien correctamente al proveedor que toca es muy importante que en la ficha del proveedor indiques la dirección de email de tu proveedor desde el que te envía a ti las facturas. Puedes indicar esa dirección o bien como dirección de mail principal del proveedor o bien como dirección de mail de un contacto del proveedor.

Emails de contacto de proveedor

2.- ¿Cual es la mejor forma de asegurar que el gasto contenga los importes correctos de manera automática?

Si se crea un gasto a partir de un mensaje, este inicialmente se creará con importe de gasto 0€ a menos que:

  • El mensaje contenga una factura en formato facturae (para empresas españolas)
  • El mensaje contenga en el título el importe total del gasto

En cualquier otro caso, el gasto se creará con un importe de 0€ y será necesario que repases los gastos indicando el importe correcto para cada uno de ellos. Aún así, este trabajo continua siendo menor que el tener que introducir todos los gastos al final del trimestre. :)

3.- ¿Cómo puedo sacar un listado de todos los gastos que se han creado desde la dirección de correo personalizada

Todos los gastos creados a partir del buzón de gastos tendrán asociados la etiqueta: EMAIL. Por tanto, podrás fácilmente filtrar en el listado de gastos por esta etiqueta para sacar todos los gastos que te han llegado por esta vía.

Etiquetas de EMAIL

Además, si el gasto está asociado a una factura en formato facturae también contendrá la etiqueta FACTURAE.

4.- ¿Cómo indicar los importes en el título del mensaje?

Si tienes gastos con moneda extranjera, puedes indicar el importe o bien con el símbolo de la moneda o bien con el código internacional de 3 dígitos. Por ejemplo, para indicar un importe en euros puedes indicar “22,75€” o bien “22,75EUR” lo mismo para otras monedas “COP50.000”, “25.23USD”,…

5.- ¿Cómo puedo cargar los gastos de proveedor automáticamente sin tener que dar a mi proveedor la dirección del buzón de gastos de FacturaDirecta?

Si no quieres dar la dirección del buzón de gastos a tus proveedores, basta con que programes en tu correo electrónica de empresa algún tipo de filtro o redirección automática de mensajes hacia la dirección del buzón de gastos de FacturaDirecta. De esta manera, tus proveedores continuarán enviándote a ti sus facturas y serás tu quien controles de manera automática el reenvío hacia tu cuenta de FacturaDirecta (hoy en día casi todos los programas de correo electrónico permiten realizar filtros y redirecciones de correo).

6.- ¿Si mi empresa tiene múltiples usuarios, cada uno tiene su propio Buzón de Gastos?

Sí. Existe una dirección de correo personalizada para cada usuario. De esta forma, cada usuario puede utilizar su propio buzón para contabilizar sus propios gastos.

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