Cambios en la descarga de documentos en formato PDF y facturae

Desde octubre de 2022, FacturaDirecta ha implementado cambios importantes en la descarga de documentos en formato PDF y facturae para mejorar la trazabilidad y cumplir con los futuros requisitos de la Ley Antifraude.

Estos cambios afectan a todos los usuarios de FacturaDirecta en todos los planes.

Cambios en el comportamiento anterior

Sistema previo

• Generación dinámica: Cada vez que solicitabas un PDF se creaba una nueva versión
• Datos actuales: Utilizaba siempre la plantilla y datos de empresa más recientes
• Sin trazabilidad: No se conservaba el documento original tal como se generó inicialmente

Nuevo sistema

• Conservación del original: Se mantiene el documento tal como se generó la primera vez
• Control de relevancia: El sistema evalúa si los cambios afectan al contenido del PDF
• Trazabilidad completa: Registro detallado de cuándo y cómo se generó cada documento

Funcionamiento del nuevo sistema

Indicador de relevancia

El programa ahora guarda un indicador en el registro de cambios del documento que determina si las modificaciones son relevantes para la generación del PDF.

Comportamiento de descarga

• Primera descarga: Se genera el PDF con los datos actuales del momento
• Descargas posteriores: Se entrega el mismo documento idéntico que se generó originalmente
• Regeneración: Solo se crea un nuevo PDF si el documento en sí ha sido modificado

Motivación: Ley Antifraude

Cumplimiento normativo

Estos cambios se han implementado para cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude en software de facturación, que entrará en vigor en 2024.

Requisitos de trazabilidad

• Inmutabilidad: Los documentos deben conservar su formato original
• Auditoría: Debe existir un registro completo de modificaciones
• Integridad: Garantizar que los documentos no se alteran después de su emisión

Beneficios para los usuarios

Mayor seguridad jurídica

• Documento invariable: El PDF que entregas a un cliente permanece inalterado
• Prueba documental: Tienes garantía de que el documento conserva su formato original
• Cumplimiento legal: Preparación anticipada para los requisitos normativos

Mejora en la trazabilidad

• Historial completo: Registro detallado de todas las versiones del documento
• Control de cambios: Identificación clara de qué modificaciones afectan al PDF
• Auditoría facilitada: Información completa para revisiones y auditorías

Consistencia documental

• Sin cambios accidentales: Evita que modificaciones posteriores alteren documentos ya enviados
• Formato conservado: Las plantillas y datos del momento de emisión se mantienen
• Profesionalidad: Garantiza coherencia en la documentación entregada a clientes

Casos específicos de regeneración

Cuándo se genera un nuevo PDF

• Modificación del contenido: Cambios en líneas, importes, datos del cliente
• Corrección de errores: Ajustes en información fiscal o datos empresariales
• Actualización de plantilla: Si específicamente se requiere aplicar una nueva plantilla

Cuándo se mantiene el PDF original

• Cambios en configuración general: Modificaciones que no afectan el contenido específico
• Actualización de datos de empresa: Si no impactan la información del documento
• Cambios de plantilla posteriores: No se aplican retroactivamente a documentos ya generados

Implicaciones prácticas

Para empresas

• Documentación coherente: Los clientes siempre reciben el mismo documento
• Cumplimiento anticipado: Preparación para requisitos legales futuros
• Mejor control: Mayor precisión sobre qué documentos se han entregado

Para auditorías

• Rastro completo: Registro detallado de todas las versiones documentales
• Verificación sencilla: Fácil comprobación de la integridad documental
• Cumplimiento normativo: Adherencia a estándares de trazabilidad

Esta mejora representa un paso importante hacia la digitalización segura de los procesos de facturación y prepara tu empresa para los futuros requisitos normativos de trazabilidad documental.

¡Esperamos que estos cambios aporten mayor seguridad y confianza a tu gestión documental!

Si tienes alguna duda sobre cómo estos cambios afectan tu flujo de trabajo, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.