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Por qué debes mover tu asesoría a la nube.

Lectura: 8 min.

Las asesorías modernas son más rentables gracias a los programas de contabilidad online. Pero mover tu asesoría a la nube significa hacer un cambio en el modo como trabajas. ¿Cuál es el modo más efectivo de hacer este cambio?.

La contabilidad se mueve al mundo online

Los profesionales de la contabilidad en otros países como Estados Unidos, Reino Unido o Nueva Zelanda, están moviendo su actividad a la contabilidad online desde hace años.

El motivo es sencillo, han visto sus beneficios:

  1. La mayor movilidad que te proporciona.
  2. La posibilidad de establecer una colaboración más estrecha con los clientes. Algo que es vital cuando estás intentando construir una relación de confianza y a largo término con ellos.

Muchos asesores y asesores ya creen que la contabilidad online es el futuro. A pesar de ello, casi todos coinciden en que no hay una sola forma de hacer el cambio de una asesoría tradicional a una asesoría en la nube.

El paso no es simple porque no solo estás moviendo tus clientes y programa de contabilidad a la nube, también estás reinventando el modo como trabajas e interactúas con tus clientes.

Es totalmente cierto que tu negocio será mucho más efectivo en la nube, pero primero tienes que llegar hasta allí.

El proceso de migración será ligeramente diferente para cada asesoría pero en esta guía te contaremos los pasos básicos por los que la mayoría pasan.

Empecemos por el principio.

¿Qué es la contabilidad en la nube?

Probablemente ya estás usando tecnología en la nube cada día, aunque quizá no eres consciente de ello.

Solo por poner algún ejemplo, puede que estés usando Dropbox o algunos de los programas de Google como el Google Drive o Gmail. Cualquier sistema que te permite acceder a tus archivos de forma remota es un tipo de sistema en la nube.

Los programas de facturación y contabilidad en la nube trabajan de una forma similar. Los usas como un programa de contabilidad normal con una gran diferencia. Los datos de tus clientes no están en un ordenador que se puede perder, estropear o que puede ser robado. Están guardados remotamente en servidores seguros.

Esto significa que puedes acceder a tus datos en cualquier lugar y en cualquier momento - desde tu portátil, ordenador de sobremesa, smartphone o tablet. Esto significa que tu mantenimiento informático se reduce, y siempre tendrás la última y más segura versión del programa.

La contabilidad online puede incrementar tus ganancias

La contabilidad online puede hacer tu negocio mucho más eficiente porque te permite proveer servicios de contabilidad de una forma más fácil. Lo que significa que tu equipo puede dedicar más tiempo en trabajos más lucrativos como por ejemplo servicios de asesoramiento, consultoría o desarrollo de negocio.

Las asesorías que usan un sistema de planes de precios son las que logra un mayor beneficio de su actividad. El motivo es que dejan de perder tiempo con la facturación, contabilidad e impuestos de sus clientes. Y pueden dedicar este tiempo en añadir nuevos clientes a su cartera con el mismo número de personas en sus equipos.

Todos estos elementos pueden convertirte en el asesor financiero y empresarial más fiable para tu cliente. De echo puedes convertirte en su su responsable de finanzas virtual. En lugar de ser un simple asesor que arregla sus errores y prepara algunos informes financieros.

Vas a poder:

  • Contar qué significan de verdad los números.
  • Asesorarles desde el punto de vista financiero.
  • Dar tu consejo en las decisiones de negocio.
  • Preparar estrategias de crecimiento.
  • Identificar problemas.

Este tipo de asesoramiento es muy beneficioso para los pequeños negocios y significará seguro más beneficios para ti.

Introducir procesos más efectivos y productivos en tu negocio será un gran logro para tu trabajo - abre la mente.

Para mover tu asesoría a la nube, sigue estos 3 pasos clave:

Paso 1: empieza a usar soluciones en la nube

La mejor manera de aprender algo es empezar a hacerlo, ya la contabilidad online no es una excepción. Una buena manera de empezar es con una copia de tu propia contabilidad. Sabes cuales deben ser los resultados de modo que rápidamente vas a poder comprobar si todo es correcto.

En FacturaDirecta cualquier nueva cuenta tiene 30 días de prueba. Entra tus propios datos en una cuenta y comprueba que el programa hace la contabilidad correctamente. Luego puedes comparar tu programa actual que no está en la nube con FacturaDirecta.

Busca las principales diferencias entre ambos programas, incluyendo la facilidad de uso y el flujo de trabajo. Hazte entonces estas preguntas:

  • ¿Qué es diferente?
  • ¿Qué es nuevo?
  • ¿Puedo hacer todo o que hacía en el antiguo programa?
  • ¿Tengo que hacer las cosas de un modo diferente? Si es así, ¿es más fácil o más difícil?
  • ¿Hay algunas cosas que podría hacer para simplificar mi trabajo?
  • ¿Qué herramientas me ofrece uno y otro para automatizar mi negocio?

Entiende los beneficios

Cuando ya tengas claras las bases del programa, puedes entrar a evaluar el programa más profundamente y pensar cómo podrías usarlo. Hazte algunas de estas preguntas:

  • ¿Para cuales de mis clientes sería bueno un programa como FacturaDirecta?
  • ¿Para qué cliente no sería útil y por qué?
  • ¿Este programa online me puede ayudar a mejorar las relaciones con mis clientes?
  • ¿Voy a poder trabajar de una forma más cercana a mis clientes con este programa?
  • ¿El programa ayudará a que mis clientes tomen un rol más activo en gestionar sus cuentas?

Recuerda que un programa no se puede aprender de la noche a la mañana. Pero introducir procesos más efectivos y productivos será un gran logro para tu asesoría, de modo que abre la mente.

Paso 2: identifica los clientes ideales

Cuando ya esté cómodo usando FacturaDirecta, puedes intentar usarlo con alguno de tus clientes.

La mejor opción

Es importante escoger bien a tu cliente para conseguir un proceso de migración lo más fácil posible. El cliente ideal seria el que cumpla estas condiciones:

  • Perfil del negocio: menos de 2 años abierto y con menos de 10 empleados.
  • Uso de tecnología: Usuario de Google Apps, Dropbox, Smartphone, Tableto de otros programas en la nube.
  • Industria: Servicios profesionales, agencias creativas, compañías online,…

Algunas de las mejores opciones pueden ser:

  • Los pequeños negocios de una sola persona porque el proceso de migración será muy sencillo.
  • Los pequeños negocios que estén acostumbrados a trabajar con tecnología porque entienden los beneficios de los servicios en la nube.

Los profesionales, agencias creativas o empresas online que cumplen con los dos perfiles anteriores pueden ser la elección ideal.

Clientes a evitar

En cambio serian clientes a evitar los que tengan mucho inventario, que tengan un volumen muy grande de transacciones o que usen muchos programas distintos y complejos.

Mover estos clientes a la nube puede ser una tarea muy compleja. Es más fácil hacerlo cuando ya estás del todo acostumbrado a tu programa de contabilidad online.

Si ninguno de tus clientes parece adecuado, considera empezar con el cliente con el que tengas más confianza. Háblale de las ventajas de pagar un cuota mensual o anual en lugar de recibir varias facturas de importe diverso durante todo el año.

El calendario también es importante

Otra forma de simplificar la migración hacia la nube es escoger el momento del año idóneo. Algunos clientes preferirán empezar con el inicio del año fiscal. Esto le facilita la vida al cliente, pero aún así debes planificar el cambio un o dos meses antes.

FacturaDirecta puede simplificar y automatizar la entrada de datos. También puedes importar los datos del cliente para un determinado período (un mes, un trimestre, un año,…). Tendrás información ordenada y clara fluyendo de tu antiguo programa al nuevo. Esto facilitará la transición.

Paso 3: mueve clientes a la nube y aprende

A medida que muevas tu primer grupo de clientes a la nube, asegúrate de evaluar qué funciona y qué no. trata de aprender del proceso de transición para poder aplicar mejoras en las próximas migraciones. Para ayudar, hazte estas preguntas:

  • ¿Qué funcionó y qué no? ¿Por qué?
  • ¿Qué funcionalidades han usado mis clientes? ¿Por qué?
  • ¿Qué funcionalidades ignoraron mis clientes? ¿Por qué?
  • ¿Dónde gané eficiencia? ¿Cómo puedo conseguir aún más?
  • ¿Cómo me puedo convertir en el asesor de más confianza de mis clientes?

También debes pensar en tu rol en el proceso de migración. Por ejemplo:

  • ¿Dirigiste el proceso correctamente?
  • ¿Lo comunicaste bien?
  • ¿Colaboraste con el cliente?
  • ¿Entrenaste a tus clientes lo suficiente?

Y finalmente, no olvides preguntar a tu cliente qué ganó con el cambio:

  • ¿Le gusta FacturaDirecta? ¿Lo encuentra eficiente?
  • ¿Se siente más cercano a ti?
  • ¿Se siente más capaz de tener un papel más activo en la gestión de sus cuentas?
  • ¿Tiene un acceso más simple y rápido a la información de su negocio?

Optimiza el proceso de migración

Cada cliente que migres a la nube va a ser una nueva fuente de conocimiento y experiencia. Tómate un tiempo para analizar y valorar cada migración. Esto te ayudará a perfeccionar el proceso para tus futuros clientes y a sacar el máximo provecho a todo lo que puede ofrecerte la contabilidad online.

Cuando tú y tus primeros clientes estéis a gusto trabajando en la nube, ya vas a poder mover el resto. Si sigues los consigues de esta guía y aprendes con cada migración, el proceso será cada vez más simple.


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