Las oficinas ajetreadas pueden generar mucho papeleo. Pero demasiado papel puede costarte mucho dinero y reducir drásticamente tu eficiencia.
Reduciendo el papel
El papel está en todas partes y su producción mundial sigue aumentando año tras año. Aún así, no tienes ningún motivo para seguir contribuyendo a ello.
Hoy en día ya existe la tecnología necesaria para eliminar el papel de tu oficina o para reducirlo drásticamente. Entonces: ¿Por qué no hemos hecho ya este cambio? Pues básicamente porque la mayoría de empresas tiene el papel muy integrado en sus procesos.
En esta guía encontrarás los principales beneficios de los documentos digitales además de algunos consejos y trucos para reducir el papel de tu oficina si te decides a ganar eficiencia y ahorrar dinero.
Los beneficios de reducir el papel
Reducir el papel tiene muchos beneficios, estos son algunos de los que más vas a notar si reduces los papeles en tu oficina:
- Comunicaciones más rápidas: Los e-mails llegan en segundos, una carta tarda un día como pronto. El papel es demasiado lento para los tiempos que corren.
- Reducción de costes: ahorrarás dinero en archivadores, impresoras, tintas y sobre todo en envíos.También puedes reducir el espacio de tu oficina porque no necesitas almacenar nada.
- Mejora tu movilidad: Puedes cambiar de oficina o trabajar en varios lugares de una forma muy fácil, sin tener que transportar papeles ni archivos.
- Acceso rápido a la información: Tus documentos digitales se pueden almacenar, buscar, encontrar y organizar de una forma mucho más fácil que los que están en formato papel.
Y además:
- Es más respectuoso con el medio ambiente: Menos impresión representa menos árboles cortados y menos gasto de energía para fabricar y transportar el papel.
- Te dará paz: Los papeles encima de la mesa no solo acumulan polvo sino que además causan estrés. La organización de los archivos digitales es mucho más simple y tu oficina estará mucho más limpia. Esto te ayudará a despejar tu mente y centrarte en tu negocio.
- Es más simple recuperarse de los desastres: Si tienes tus documentos en formato digital en la nube, están seguros de cualquier desastre que pueda ocurrir en tu oficina: un incendio, una inundación….
Y entonces, ¿Por qué seguimos usando el papel?
Estas son algunas de las razones por las que muchas empresas siguen usando el papel:
- Conservación: el papel parece una buena elección para conservar los documentos durante un largo período de tiempo a juzgar por la historia de los pergaminos por ejemplo. Pero los archivos digitales están mejorando constantemente. Los PDF o JPEG de hoy en día vivirán mucho más que la mayoría de los negocios que los están usando.
- Coste: El papel es barato y fácil de distribuir. Pero esto es solo una parte de la historia. Si tienes en cuenta el coste de las impresoras, de los tóners, los servicios técnicos, el mantenimiento, la conexión … ya no parece algo tan barato. Y esto sin tener en cuenta los gastos de almacenamiento.
- Requerimientos legales: Si la legalidad de tu país exige que conserves una copia en papel, no hay mucho que puedas hacer al respecto. Pero esto ya está cambiando poco a poco, y muchos gobiernos empiezan a entender las ventajas de los documentos digitales.
- La percepción: A veces la información en un ordenador o en la nube, no nos parece tan real como la que está en un papel. Pero esto está cambiando a medida que se incorporan al mercado laboral las personas que ya han crecido con ordenadores a su alrededor.
Los documentos digitales se pueden almacenar, organizar y encontrar de una forma mucho más simple y rápida que los que están en formato papel. Los motivos para continuar usando el papel son estrictamente personales o históricos, pero no lógicos.
Las razones por las que continuamos usando el papel son personales o históricas, pero no responden a criterios lógicos.
Trucos para reducir el papel
Reducir el papel no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana, tienes que planificar tu transición para conseguirlo. Estos son algunos trucos que te pueden venir muy bien:
- Hay que entrenar: No todo el mundo está preparado para trabajar con documentos digitales, un repaso a los conceptos básicos con todo tu equipo te puede venir más que bien.
- Monitoriza las impresiones: Considera usar un pequeño software para monitorizar quién y cuándo imprime. No se trata de hacer de policía, se trata simplemente de enseñar a usar el papel solo para lo estrictamente necesario.
- Mejora tu oficina: Vas a necesitar menos espacio para almacenar documentos, de modo que puedes modificar la organización de tu oficina para convertirla en un lugar mejor para trabajar.
- Elimina tecnología antigua: Algunas empresas continúan usando el fax. Hoy en día existen programas que permiten recibir y enviar un fax, de modo que ha llegado el momento de regalar tu fax y dejar de perder dinero en tóners y papel.
- Incentiva a tu equipo para que deje de usar la impresión: Invítales a una cena o una cerveza cuando consigáis mejoras en la reducción de papel.
- Calcula lo que vas a ahorrar: Hay pocas cosas más poderosas que una cifra, suma todos los costes de impresión (impresoras, tóners, papel, mantenimiento,…..) y date cuenta de lo caro que te sale el papel.
- Escanea los documentos en papel: Puedes usar un escáner clásico o incluso alguna de las múltiples Apps para smartphone que tienes a tu disposición. TurboScan es una de ellas y funciona de maravilla.
- Firma tus documentos digitalmente: En la mayoría de países la firma digital ya tiene la misma validez que la firma en un documento en papel.
- Empieza a usar aplicaciones online: Las aplicaciones en la nube te permiten compartir la información con tus proveedores y clientes de una forma muy fácil. Una de ellas puede ser tu programa de facturación.
- Usa la banca online: Pide a tu banco que deje de enviarte papeles. Si te preocupa perderte alguna cosa, configura tu cuenta para que te envíe avisos. Empieza a pagar tus facturas online cuanto antes.
¿La transición a la oficina online debe ser rápida?
Bueno, esto depende exclusivamente de ti. Puedes hacerlo de golpe, pero quizá sea un poco estresante para ti y para el resto de tu equipo, especialmente si tenéis mucho trabajo.
Tiene más sentido hacerlo sin prisa pero sin pausa. Empezar por una determinada área de tu empresa como la emisión de facturas por ejemplo y luego atacar otras como los presupuestos, los gastos, los albaranes… En cada una de estas fases puedes aprender cosas que te serán muy útiles en la siguiente.
Estos son algunos consejos para hacer esta transición mucho más fácil:
- Haz un backup de forma regular: si no tienes tus datos en la nube o en un programa de facturación online, haz un backup de forma regular. Los documentos electrónicos son mucho más fáciles de almacenar pero también de borrar.
- Ve paso a paso: conseguir la oficina online es un objetivo, pero cada pequeño paso que hagas para reducir el papel ya es un éxito. Si tienes que imprimir obligatoriamente recuerda imprimir más de una página en cada hoja de papel y usar las dos caras de la página.
- Organízalo todo: aprovecha las facilidades de almacenamiento que te dan los documentos electrónicos y organízalos con criterio. Que te sea muy fácil localizar la información más tarde. Recuerda modificar el nombre del archivo si usas un escáner.
El papel es algo del pasado
Llevamos años hablando de la oficina online y ahora gracias a la tecnología y a las aplicaciones en la nube, ya es posible.
Reducir el papel tiene múltiples ventajas para ti, para tu negocio y también para tus proveedores y clientes. A parte del ahorro de coste que significa, te dará mucha flexibilidad para poder gestionar tu negocio desde cualquier lugar. Y tener la información que necesitas cuando la necesitas.
Deja de perder espacio guardando documentos en papel, ahora puedes guardar todos los documentos de forma sencilla y segura en la nube, sin perder ni pagar ni un solo metro cuadrado de espacio.
Las pilas de papeles en tu oficina son parte del pasado, el futuro es digital.
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